Avoimet työpaikat

Onnettomuustutkintakeskuksen avoimia työpaikkoja haetaan Valtiolle.fi sivuston kautta. Pääset alla olevasta painikkeesta tarkastelemaan onko OTKESissa avoimia työpaikkoja tällä hetkellä.

Henkilötietojen käsittely työnhakuprosessissa

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Onnettomuustutkintakeskus (OTKES) käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointien hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan valtion virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Viranomaisena OTKES noudattaa hallinnon yleislakeja kuten hallintolakia (434/2003), tietosuojalakia (1050/2018) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja työnhakijasta kerätään?

Rekisteröityjen ryhmän muodostaa työnhakijat, jotka ovat jättäneet työhakemuksensa Valtiolle.fi-järjestelmän kautta. Mikäli työnhakija toimittaa hakemuksensa avoinna olevaan tehtävään paperilla tai sähköpostitse suoraan OTKESiin, tarvittavat tiedot viedään OTKESin toimesta Valtiolle.fi-järjestelmään sähköisen käsittelyn toteuttamiseksi.

Yksilöintitietoina työnhakijasta talletetaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, juridinen sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli sekä muu mahdollinen yksilöintitieto.

Lisäksi työnhakijasta talletetaan hänen hakemuksessaan esittämänsä tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten nimikirja tai ansioluettelo sekä mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot.

Kuka henkilötietoja käsittelee ja kenelle niitä luovutetaan?

Henkilötietoja käsittelevät OTKESin virkahenkilöt, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, jonka kanssa OTKES toimii tältä osin yhteisrekisterinpitäjänä. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja OTKESin palvelukeskuksesta annetussa laissa (179/2019).

OTKES vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia (esimerkiksi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu). Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta sekä muun muassa tietojärjestelmien käytettävyydestä sekä tietojen eheydestä, muuttumattomuudesta, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Valtiolle.fi-järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden tuottamisesta vastaa Grade Solutions Oy.

Tiedot työnhakijasta ja hänen toimittamansa asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys, jolloin hänen henkilötietojaan luovutetaan Suojelupoliisille selvityksen tekemistä varten.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset säilyvät Valtiolle.fi-järjestelmässä kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen.

Nimitysmuistio ja nimityspäätös tallennetaan HILDA-järjestelmään. Niiden arkistoinnissa noudatetaan arkistolakia (831/1994) ja käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

Miten tietoja suojataan?

Valtiolle.fi- ja HILDA-järjestelmissä käsiteltävien tietojen suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan sekä tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella, ja pääsy tietojärjestelmiin perustuu aina henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

OTKESin henkilöstöstä on teetetty perusmuotoiset turvallisuusselvitykset. Henkilöstölle annetaan ohjeita ja koulutusta työtehtävien yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta ja hävittämisestä. Jokaisen uuden virkahenkilön on suoritettava tietoturvallisuutta ja tietosuojaa koskevat verkkokurssit.

Millaisia oikeuksia työnhakijalla on?

Rekisteröidyn oikeuksista säädetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15–18 artikloissa.

Työnhakijalla on oikeus saada läpinäkyvää tietoa siitä, mitä tietoja OTKES hänestä käsittelee. Hänellä on oikeus tutustua tietoihinsa sekä vaatia epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista. Hänellä on oikeus siihen, että OTKES rajoittaa tietojen käsittelyä, jos kyseessä on jokin 18 artiklassa mainituista tilanteista. Lisäksi hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä. Siltä osin kuin työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu valtiotyönantajan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta), artikla 17 tietojen poistamisesta ei tule sovellettavaksi.